Использование почтовых клиентов для формального общения — стандартная практика для большинства компаний. Одним из самых популярных почтовых клиентов, которые используют организации, является Microsoft Outlook. Outlook — одно из лучших программ для управления электронной почтой и личной информацией. Использование Outlook имеет свои преимущества. Он имеет простой и элегантный пользовательский интерфейс и помогает управлять электронной почтой, календарем и другими задачами.
Давайте поговорим о том, как максимально эффективно использовать Outlook.
- Сочетания клавиш
Знание сочетаний клавиш всегда пригодится при регулярном использовании Outlook, поскольку это ускоряет вашу работу. Здесь мы перечислили наиболее распространенные и наиболее полезные сочетания клавиш.
Ярлыки Вывод Ctrl+R Ответить на электронное письмо Alt+R Ответить всем по электронной почте или переключиться на работу Представление календаря на неделю Alt+W переслать электронную почту или переключиться на представление календаря на неделю Ctrl+Shift+K Создать задачу Ctrl + 2 Перейти к календарю Alt+S Отправить электронное письмо Ctrl+Shift+M Новое сообщение Escape или Enter Закрыть Ctrl+M F9 чтобы отправить/получить все Ctrl+G Открыть диалоговое окно «Перейти к дате», чтобы перейти к любой дате в календаре Ctrl + E Найти сообщение или элемент Ctrl+Alt+A Расширить поиск, включив в него «Все элементы почты», «Все элементы календаря» или «Все элементы контактов», в зависимости от модуля, в котором вы находитесь. Ctrl+Shift+A Создать встречу Ctrl+Shift+C Создать контактИтак, это ярлыки, которые вам нужно учитывать при использовании Outlook. Если вы хотите переключиться между почтой, календарями и другими параметрами, то –
Почта Ctrl+1 Календарь Ctrl+2 Контакты Ctrl+3 Задачи Ctrl+4 Заметки Ctrl+5- Отметить сообщения вкл. A Нажмите –
Выберите одно или два сообщения, а затем нажмите клавишу «Вставка», чтобы включить флажок или отметить его как выполненное.
- Избавьте себя от повторного набора текста –
Вы отправляете электронные письма туда и обратно в течение дня, и вам приходится набирать одно и то же содержимое во многих электронных письмах, чтобы избежать этого. и чтобы сэкономить свое время, вы можете сохранить содержимое в быстрой части. Чтобы добавить, выделите текст в окне композитора, затем переключитесь на вкладку «Вставка», щелкните раскрывающийся список «Быстрые части» и выберите «Сохранить выделение в галерее быстрых частей». Теперь всякий раз, когда вы вводите упомянутую фразу, вы увидите уведомление о предложении. Нажмите Enter, чтобы вставить фразу.
- Сохранить электронные письма как файлы-
- Сохраняйте заметки, события и многое другое Outlook на рабочий стол для быстрого доступа.
- Планирование электронной почты –
- Фильтровать электронные письма, чтобы найти релевантные сообщения –
- Нежелательная почта или игнорирование нежелательной электронной почты –
- Удаление нежелательных сообщений
- Отправлять текстовые сообщения из Outlook
Если вы хотите сохранить электронное письмо в виде файла, все, что вам нужно: сделать это - Перейдите в меню «Файл» -> нажмите «Сохранить как» (здесь вы получите варианты — текст, HTML, формат сообщения Outlook, .msg, .mht и т. д.). Это самый быстрый способ сохранить важное электронное письмо в желаемом формате. .
Помимо электронных писем вы также можете сохранять ваши заметки, события, контакты и многое другое на ваш компьютер для легкого и быстрого доступа. Для этого вам нужно перетащить любой элемент на рабочий стол. Вы можете получить доступ к этим элементам, даже если Outlook не открыт.
Вы можете просто запланировать электронную почту как ваши встречи. Допустим, вам нужно отправить электронное письмо в 16:00, но вы знаете, что будете заняты, поскольку у вас запланирована встреча. Так что не волнуйтесь, Outlook покроет это за вас. Все, что вам нужно сделать, это ввести адрес электронной почты, затем перейти на вкладку «Параметры» и нажать «Отложить доставку». Откроется небольшое окно, в котором вы сможете установить дату и время, в которое вы хотите, чтобы электронное письмо было доставлено, и нажать «Закрыть». Когда вы нажмете «Отправить», сообщение будет удерживаться до указанного времени.
Примечание. Если вы используете сервер Exchange, вы можете закрыть приложение. Но если вы используете POP или IMAP, вам нужно оставить приложение открытым, пока сообщение не будет доставлено.
Чтобы найти нужные электронные письма, вы можете использовать раскрывающийся список «Фильтровать электронную почту», расположенный справа на вкладке «Главная». Все, что вам нужно сделать, это выбрать пункт меню, который фильтрует отображение вашего почтового ящика, чтобы отображать только определенные типы электронных писем в соответствии с фильтром. В отфильтрованном представлении вы можете ввести текст в обычное поле поиска для более подробной информации.
Обязательно прочтите: защитите свой почтовый ящик от фишинга и других атак по электронной почте
Время от времени вы получаете бесконечное количество нежелательных писем, которые занимают место и захламляют ваш почтовый ящик. Что ж, не беспокойтесь, вы можете заблокировать будущие электронные письма от отправителя. Все, что вам нужно сделать, это — нажать на раскрывающийся список нежелательной почты, расположенный на вкладке «Главная». Выберите «Параметры нежелательной почты», чтобы настроить параметры.
В Outlook 2010 и 2013 есть инструмент «Очистка», который поможет вам сэкономить место и навести порядок в электронных письмах. Он тщательно изучает весь диалог по электронной почте и удаляет все сообщения, которые были они полностью цитируются в последующем сообщении. Чтобы получить доступ к инструменту «Очистка», щелкните его раскрывающийся список на вкладке «Главная» и выберите разговор или папку, которую нужно очистить. Вы можете дополнительно настроить, нажав кнопку «Настройки» в оповещении, чтобы выбрать, какие сообщения следует удалять.
Не каждый раз, когда вам нужно отправить электронное письмо для передачи своих сообщений, с помощью Outlook вы можете отправлять текстовые сообщения своим контактам. Чтобы настроить SMS, перейдите на вкладку «Главная» и выберите «Новые элементы», затем выберите «Текстовые сообщения (SMS)» и в диалоговом окне нажмите «Найти службу текстовых сообщений для вашего мобильного оператора».
Примечание. Чтобы использовать эту функцию, зарегистрируйтесь в сторонней службе обмена сообщениями. Ниже приведены несколько советов и рекомендаций по работе с Outlook, которые помогут вам быстрее работать в Outlook. Оставайтесь с нами, чтобы узнать больше.
Читать: 0
